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PhoneSuite CTI Client im Einsatz mit Outlook®
Auf dieser Seite ist kurz zusammengefasst, welche Einstellungen vorzunehmen sind, damit die Anwendung optimal mit Outlook zusammenarbeitet. Verknüpfung der Outlook-Kontakte Add-In für Outlook Anrufe in Outlook protokollieren Wählen aus Outlook heraus per Hotkey oder OCR Eingehende Anrufe Gemeinsame Kontakt-Notizen in Outlook und PhoneSuite CTI Client FAQ
Verknüpfung der Outlook-Kontakte
Die Verknüpfung der Outlook-Kontakte erfolgt über: [Datei > Neue Ordner-Verknüpfung... > ODBC, Outlook, Textdateien...] Wählen Sie im Dialog "Typ der Datenquelle" den Eintrag [Outlook]. Im Dialog "Name und Inhalt" können Sie ggf. den vorgeschlagenen Ordner-Name und den Inhalts-Typ ändern. Im Dialog "Datenquelle" wählen Sie den zu verknüpfenden Kontakte-Ordner aus. Im Dialog "Cache" sollten Sie die Voreinstellungen beibehalten und mit [Fertigstellen] die Dialogführung abschließen. => Die Outlook-Kontakte sind jetzt in der Ordnerstruktur sichtbar.
Tipp: Folgender Outlook-Warndialog kann mit dem Freeware-Tool "OLXSecurity" verhindert werden: Download: OLXSecurity von www.gangl.de
##### Änderung der gebundenen Spalten/Felder: In der Grundeinstellung werden die Felder mit Informationen zum Name und Anschrift, Telefon, EMail, Homepage verknüpft. Um die gebundenen Spalten zu ändern, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner und wählen [Eigenschaften (Ordner)]. Im Reiter "Spaltenauswahl" können Sie nun zusätzliche Spalten binden oder nicht benötigte Spalten abwählen. Über den Reiter "Eigenschaften der Eingabefelder" ist für die neu ausgewählten Felder der Inhalts-Typ und die Kategorie anzugeben. Weitere Infos...
Hinweis: Damit nutzerdefinierte Spalten von Outlook im PhoneSuite CTI Client sichtbar werden, sind diese vorher in Outlook als Feld sichtbar zu machen über: [Ansicht > Aktuelle Ansicht > Aktuelle Ansicht anpassen... > Felder...]
Datenmaske individuell anpassen: Selektieren Sie dazu einen Datensatz im verknüpften Outlook-Ordner und öffnen die zugehörige Datenmaske per F2-Taste oder Kontextmenu. Über den rechten Tool-Button können Sie die Eingabemaske in den Editor-Modus schalten und die Felder nach den eigenen Erfordernissen anordnen. Aktualisierung geänderter Datensätze (Synchronisation): Wenn in Outlook Datensätze bearbeitet, neu hinzugefügt oder gelöscht werden, sind diese Änderungen aufgrund des Daten-Caches nicht sofort im PhoneSuite CTI Client sichtbar. Um die Änderungen sichtbar zu machen, werden folgende Synchronisations-Varianten unterstützt: manuelle Synchronisation des gesamten Ordners: Markieren Sie dazu den Ordner und drücken Sie die Funktionstaste F5. Es werden dann alle geänderten Datensätze neu eingelesen. Wenn Sie innerhalb von 5 Sekunden nochmals F5 drücken, wird der Ordner komplett neu eingelesen. manuelle Synchronisation eines Datensatzes: Wenn Sie in der Ordnerstruktur auf einem Datensatz stehen und die F5-Taste betätigen, wird dieser Datensatz neu eingelesen. Ein Datensatz wird ebenfalls immer neu eingelesen, wenn er in der Datenmaske geöffnet wird. Automatische Synchronisation des gesamten Ordners: In der Grundeinstellung werden verknüpfte Ordner einmal pro Woche synchronisiert. Das Synchronisationsintervall kann über [Ordner > Eigenschaften > Cache] individuell angepasst werden.
Tipp: Kontakt direkt in Outlook öffnen: Ein Klick auf den Button links von öffnet den Kontakt für weitere Aktionen direkt in Outlook. Die gleiche Funktion ist auch über das Kontext-Menu des Datensatzes verfügbar.
Outlook Add-In (Plug-In)
| Als Ribbon in Outlook 2013.
Das Outlook Add-In stellt in Outlook eine Symbolleiste mit diesen Funktionen bereit: EMail-bezogene Aktionen: Anzeige der Rufnummern zu einer EMail, falls die EMail-Adresse im PhoneSuite CTI Client gefunden wurde. Voraussetzung ist, dass die Outlook-Kontakte-Ordner im CTI Client verknüpft sind. Wählen der gefundenen Rufnummern. Anzeige des Kontakt-Formulars in Outlook oder im CTI Client. Kontakt-bezogene Aktionen: Anzeige und Wahl der Rufnummern des Kontakts. Journal-bezogene Aktionen: Anzeige und Wahl der Rufnummer des Journal-Eintrags. Öffnen eines eventuell zugeordneten Outlook-Kontakts. Hinweis: Das Outlook Add-In wird nur von der Professional-Version unterstützt. AddIn-Konfiguration in Outlook: Menu > Ansicht > Symbolleisten > Anpassen Outlook 2003: Menu > Extras > Optionen > Weitere > Erweiterte Optionen > COM-Add-Ins Outlook 2007: Menu > Extras > Vertrauensstellungscenter > Add-Ins Siehe auch: [Optionen > Outlook]
Anrufe in Outlook protokollieren
Per Option können Sie festlegen, dass Anrufe zusätzlich im Outlook-Journal protokolliert werden. (Menu > Optionen > Journal) Hinweis: Die Protokollierung im Outlook-Journal wird nur von der Professional-Version unterstützt.
Wählen aus Outlook heraus
Für die Wahl von Rufnummern gibt es drei Varianten: Wählen per Outlook-Add-In Wahl per Hotkey Wahl per mittlerer Maustaste (am Beispiel von Outlook) Die dritte Variante geht über den Wähl-Button von Outlook bzw. über das Kontextmenu eines Kontaktes und [Kontakt anrufen...]: Unter [Wähloptionen...] ist einmalig festzulegen über welche Leitung verbunden werden soll. Wählen Sie hier den "CTI Client TAPI-Connector" aus.
#### Eingehende Anrufe anzeigen / Datensatz in Outlook öffnen Kommende Rufe werden über das Telefon-Popup-Fenster angezeigt. Ein Klick mit der linken Maustaste auf den Button öffnet die Kontakt-Datenmaske des PhoneSuite CTI Client. Über eine Ordner-Option lässt sich die Datenmaske auch automatisch bei einem eingehenden Anruf öffnen: [Kontextmenu des Ordners > Eigenschaften (Ordner) > Eigenschaften] Ein Klick auf den links stehenden Button öffnet den Kontakt für weitere Aktionen direkt in Outlook. (Screenshot mit Beispiel für einen Outlook-Kontakt)
Gemeinsame Kontakt-Notizen in Outlook und PhoneSuite CTI Client
Die Anwendung bietet die Möglichkeit, die Kontakt-Notizen von Outlook im CTI Client anzuzeigen und zu editieren. Diese Einstellung aktivieren Sie über: [Kontextmenu des Ordners > Eigenschaften (Ordner) > Eigenschaften > Notizfeld]
FAQ
Problem1: In Outlook sind die TAPI-Wähleinstellungen nicht sichtbar. Es kann kein TAPI-Treiber ausgewählt werden. Dies kann z.B. in Verbindung mit Skype oder "Office Communicator" auftreten. Lösung: In der Registry ist unterhalb von "Outlook" ein Key "Call Integration" mit dem DWORD-Parameter "TAPIOVERRIDE=1" zu erstellen: KEY_LOCAL_MACHINE\Software\Microsoft\Office\Outlook\Call Integration\TAPIOVERRIDE=1 Details siehe: http://support.microsoft.com/kb/959625/ Anschließend ist Outlook und Skype zu schließen und neu zu starten. Für Outlook 2013 in Verbindung mit Lync ist eventuell auch noch folgender der Registy-Schlüssel umzubenennen oder zu löschen, um die Lync-Integration abzuschalten. HKEY_CURRENT_USER\Software\IM Providers -> DefaultImApp Problem2: In Outlook werden ständig neue Testdatensätze erstellt. Lösung: Der Outlook-Kontakte-Ordner im CTI Client ist zu entfernen und neu einzubinden.
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